Administração de Dom Aquino optou por terceirizar serviço de tecnologia no último dia de 2025; aquisição de licença definitiva de programa para uso dos servidores municipais custaria uma fração do valor e modernizaria a gestão de forma permanente

Uma decisão do prefeito Carlos Alberto da Costa, tomada no apagar das luzes de 2025, transformou uma tarefa rotineira de escritório em uma despesa de R$ 40 mil para os cofres de Dom Aquino. No dia 31 de dezembro, enquanto a cidade se preparava para o Réveillon, o gestor assinou um contrato para converter arquivos digitais antigos em textos pesquisáveis. O ponto nevrálgico da questão, no entanto, não é apenas a data inusitada: especialistas em gestão pública apontam que a mesma tarefa poderia ser realizada pelos próprios funcionários da prefeitura mediante a compra de uma licença de software vitalícia, que custaria muito menos e ficaria como patrimônio tecnológico do município.

A escolha pela terceirização temporária, em detrimento da capacitação interna, levanta debates sobre o princípio da economicidade. O Extrato de Contrato nº 058/2025, firmado com a empresa Innova System Tecnologia da Informação Ltda., prevê a conversão de até 500 gigabytes de documentos que já estão digitalizados (em formato “imagem”) para o formato PDF pesquisável.

A lógica do “aluguel” versus a compra

O serviço contratado utiliza a tecnologia OCR (Optical Character Recognition). No mercado atual, softwares de ponta realizam essa função de forma automatizada e em lote. Ao optar por contratar uma empresa externa por seis meses, a prefeitura paga pelo serviço momentâneo. Assim que o contrato acabar, a capacidade de processamento vai embora com a empresa.

Se a administração tivesse optado pela aquisição de licenças perpétuas de um software profissional de OCR, o cenário seria outro. Primeiro, o custo seria drasticamente menor. Segundo, a ferramenta passaria a pertencer à Prefeitura. Os servidores administrativos, que lidam com essa papelada diariamente, poderiam realizar a conversão como parte do fluxo normal de trabalho — bastando “arrastar” as pastas digitais para o programa —, garantindo autonomia para lidar com o acervo atual e com documentos futuros sem novos custos.

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Plantão de Ano Novo

O timing da assinatura também foge à normalidade administrativa. Firmar um compromisso oneroso no dia 31 de dezembro, data em que praticamente todas as repartições públicas do país funcionam apenas em regime de plantão ou estão fechadas, sugere uma urgência que o objeto do contrato não parece justificar.

A empresa contratada, Innova System (CNPJ 11.053.835/0001-26), tem agora a responsabilidade de entregar os arquivos indexados com precisão mínima de 95%. A digitalização e organização de acervo é uma medida necessária de modernização, mas a opção pelo modelo de contrato temporário no último dia do ano, em vez de investir na estrutura própria, gera questionamentos sobre a eficiência do gasto.

Para entender: O que é OCR? Sabe quando você tem a foto de um texto e não consegue copiar as palavras? O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é a tecnologia que resolve isso. Ele “lê” a imagem e a transforma em texto editável. Softwares comuns de mercado fazem isso automaticamente com milhares de páginas em poucos minutos.

Solução está na loja oficial da Microsoft

A tese de que a despesa poderia ser evitada ganha força ao se observar as ferramentas disponíveis oficialmente no mercado. Uma simples consulta à Microsoft Store — a loja de aplicativos nativa dos computadores usados na administração pública — revela softwares robustos e acessíveis. Um exemplo claro é o “PDF X: Editar PDF, Leitor PDF”, ferramenta altamente cotada pelos usuários, ostentando uma avaliação média de 4,6 de 5,0 estrelas.

O aplicativo exemplifica como o mercado oferece soluções completas e econômicas. Ele abrange integralmente o objeto da contratação feita pela prefeitura, incluindo a função específica de “Imagem para textos (OCR)”. A diferença de custo é abissal: a licença vitalícia do software custa US$ 49,99 (aproximadamente R$ 271,15 na cotação atual). Ou seja, com os R$ 40 mil gastos em um contrato temporário de seis meses, a Prefeitura poderia comprar mais de 130 licenças perpétuas do programa, equipando todos os setores da administração para sempre, e não apenas por um semestre.

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Abaixo um print da página oficial da Microsoft Store:

O outro lado

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